Contas a Pagar
A tela de Contas a Pagar centraliza todas as obrigações financeiras da empresa: títulos de compras com fornecedores, despesas operacionais, impostos e qualquer outro pagamento a ser feito. A partir dela, você cadastra novos títulos (com suporte a recorrência mensal/semanal/customizável, parcelamento e retenção de impostos), edita ou exclui registros existentes (respeitando regras de bloqueio quando há pagamento lançado), aplica filtros amplos (por vencimento, status, fornecedor, etc.), anexa arquivos (boleto, nota fiscal, comprovante), rateia o valor entre centros de custo e acompanha o status de cada conta (Aberto, Vencido, Pago, Pago Parcialmente, etc.).
A tela tem dois modos de visualização, alternados por um seletor de ícones no topo: Lista (tradicional) e Indicadores (gráficos por status, fornecedor, plano de contas, etc.). Ações em lote — duplicar, alterar vencimento em massa, baixar arquivos, excluir vários — ficam no menu Mais Ações, acessível quando uma ou mais linhas estão selecionadas.
Configurações específicas que mudam o comportamento — como restringir a visualização por fornecedor ou impedir exclusão de títulos atrelados a recebimentos — ficam em Configurações → Parametrizações e estão resumidas no final desta página.
Índice
Conceito
- O que é Contas a Pagar?
- O que significa cada status de uma conta a pagar?
- O que é uma conta marcada como Previsão?
- Por que aparecem contas a pagar que eu não cadastrei?
Cadastro e edição
- Como cadastrar uma conta a pagar?
- Quais campos são obrigatórios ao cadastrar?
- Como importar várias contas a pagar de uma vez por planilha?
- Como criar uma conta com pagamento recorrente?
- Como parcelar uma conta?
- Qual a diferença entre parcelar e repetir?
- Como lançar retenção de imposto junto com a conta?
- Como registrar o pagamento (dar baixa) de uma conta a pagar?
- Como estornar um pagamento lançado?
- Como editar uma conta a pagar já cadastrada?
- Como aplicar a edição em todas as parcelas futuras de uma recorrência?
- Como anexar arquivos a uma conta a pagar?
- Como ratear uma conta a pagar entre centros de custo?
Busca e visualização
- Como buscar e filtrar contas a pagar?
- Como alternar entre a lista e a visão de indicadores (gráficos)?
Ações em lote (Mais Ações)
- Como duplicar uma conta a pagar?
- Como alterar a data de vencimento de várias contas de uma vez?
- Como baixar arquivos de várias contas de uma vez?
- Como excluir várias contas selecionadas?
- Como enviar pagamento ao banco (integração bancária)?
Regras de negócio
Configurações
- Como impedir a exclusão de contas a pagar atreladas a um recebimento?
- Como permitir que cada usuário veja apenas contas dos fornecedores vinculados a ele?
Referência rápida
O que é Contas a Pagar?
É a tela onde você registra e acompanha todas as obrigações financeiras da empresa: compras de fornecedores, despesas, impostos e qualquer outro título que precise ser pago. Cada registro tem um vencimento, valor, status (aberto, vencido, pago…) e pode ter pagamentos parciais, descontos, juros, multas e arquivos anexos (boleto, nota fiscal, comprovante).
📍 Onde: menu lateral → Financeiro → Contas a Pagar.
Como cadastrar uma conta a pagar?
Acesse Financeiro → Contas a Pagar e clique em Nova Despesa. No formulário, preencha os campos obrigatórios (marcados com asterisco): Valor, Nome / razão social (fornecedor ou cliente), Data vencimento, Tipo documento, Plano de contas e Tipo pagamento (este normalmente já vem preenchido com um padrão). Clique em Salvar.
Cadastros que você precisa ter antes
O formulário usa listas de seleção que dependem de cadastros feitos em outras telas. Antes de lançar a primeira conta, certifique-se de já ter cadastrado:
- Fornecedor — em Financeiro → Fornecedores. (No formulário, você escolhe entre fornecedor e cliente no campo Tipo.)
- Cliente — na tela Clientes. (Use quando o título for de um cliente, não de um fornecedor.)
- Tipo de Documento (Boleto, Duplicata, Nota Fiscal, etc.) — em Financeiro → Tipo Documento.
- Plano de Contas (Aluguel, Energia, Matéria-prima, etc.) — em Financeiro → Plano de Contas.
- Tipo de Pagamento (Boleto, PIX, Transferência) — em Financeiro → Tipo Pagamento.
- Conta Bancária prevista (opcional) — em Financeiro → Contas Bancárias. Quando a empresa tem apenas uma conta cadastrada, ela é selecionada automaticamente.
Quais campos são obrigatórios ao cadastrar?
São obrigatórios:
- Valor — valor total do título.
- Nome / razão social — o fornecedor ou cliente da conta (você escolhe um dos dois no campo Tipo, não pode informar ambos).
- Data vencimento — quando o título vence.
- Tipo documento — Boleto, Duplicata, Nota Fiscal, etc.
- Plano de contas — a categoria contábil da despesa.
- Tipo pagamento — a forma de pagamento (normalmente já vem preenchida com um padrão).
Quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada, o campo Conta também é obrigatório. Os demais campos (data de competência, data do documento, número do documento, observações, código de barras, conta bancária prevista, descontos, juros, multa) são opcionais.
Como importar várias contas a pagar de uma vez por planilha?
A importação em massa de contas a pagar por planilha (Excel) é feita na tela Ação em Massa (acessível pelo menu principal). Clique em Importar Arquivo, escolha a empresa e, em Tipo ação, selecione Contas a Pagar. Clique em Baixar Modelo para obter a planilha já com as colunas certas e um comentário explicando cada uma. Preencha uma linha por título.
São obrigatórias as colunas:
- Data vcto — data de vencimento (formato DD/MM/AA).
- Fornecedor — nome do fornecedor (já cadastrado).
- R$ Valor — valor do título.
- Tipo Documento — tipo de documento já cadastrado.
- Plano de contas — plano de contas já cadastrado.
As demais colunas são opcionais: nº documento, data de competência, data do documento, comentários, banco, tipo de pagamento, empresa, data de pagamento, R$ desconto, R$ juros e R$ multa.
Envie a planilha preenchida e clique em Processar Importação. O sistema processa linha a linha e mostra o resultado de cada uma — quais foram importadas e quais tiveram erro (por exemplo, fornecedor ou plano de contas não encontrado).
Os cadastros de fornecedor, tipo de documento e plano de contas precisam existir antes da importação.
Como criar uma conta com pagamento recorrente?
Ative a opção Repetir no formulário de Nova Despesa quando o mesmo título se repete várias vezes ao longo do tempo (aluguel mensal, mensalidade, assinatura). Cada repetição é um título separado, com o mesmo valor, em datas sucessivas.
- No formulário, habilite a opção Repetir.
- Em Repetição, informe a quantidade total de ocorrências.
- Escolha o período:
- Mensal — informe o dia do mês (1 a 31). Quando o mês não tem o dia escolhido (ex.: 31 em fevereiro), o sistema usa o último dia disponível.
- Semanal — informe o dia da semana (0 = domingo a 6 = sábado).
- Customizável — informe o intervalo em dias entre as ocorrências.
- Em Para sábados, domingos e feriados nacionais, marque uma opção:
- Antecipar — o vencimento vai para o dia útil anterior.
- Postergar — o vencimento vai para o próximo dia útil.
- Se deixar desmarcado, o sistema mantém a data calculada (não ajusta).
- Preencha os demais campos obrigatórios e clique em Salvar.
O sistema cria todas as parcelas automaticamente, mantendo os mesmos dados (fornecedor, valor, plano de contas) e ajustando apenas a data de vencimento.
Como parcelar uma conta?
Ative a opção Parcelar? no formulário de Nova Despesa quando o título tem um valor único dividido em várias parcelas (ex.: uma fatura de R$ 1.000 paga em 3 vezes de R$ 333,33 / R$ 333,33 / R$ 333,34). É diferente da recorrência: em vez de vários títulos do mesmo valor, são vários títulos com o valor dividido entre eles.
- No formulário, preencha o Valor total e os demais campos obrigatórios.
- Habilite a opção Parcelar?.
- Informe a quantidade de parcelas.
- O sistema divide o valor proporcionalmente entre as parcelas. Eventuais diferenças de centavos vão para a última parcela.
- Defina as datas de vencimento das parcelas (a primeira é a do campo principal; as próximas seguem o intervalo configurado).
- Clique em Salvar.
Qual a diferença entre parcelar e repetir?
São operações diferentes do formulário:
| Repetir | Parcelar? | |
|---|---|---|
| Quando usar | O mesmo título se repete no tempo (aluguel mensal, mensalidade). | Um único valor é dividido em várias parcelas (compra parcelada). |
| Valor de cada título | Mesmo valor em todas as ocorrências. | Valor dividido entre as parcelas (com ajuste de centavos na última). |
| Exemplo | Aluguel de R$ 1.000 × 12 meses = 12 títulos de R$ 1.000. | Fatura de R$ 1.000 em 3 vezes = 3 títulos de R$ 333,33 / 333,33 / 333,34. |
As duas opções são independentes no formulário e geralmente não se combinam.
Como lançar retenção de imposto junto com a conta a pagar?
Na criação da conta a pagar, mude para a aba Retenções no formulário. A tela já traz os impostos com retenção mais comuns prontos para preencher: ISS, INSS, IRRF, CSLL, COFINS e PIS. Para cada imposto que se aplica, informe: o fornecedor da retenção (geralmente o órgão arrecadador), o valor retido e a data de vencimento.
O sistema cria contas a pagar filhas vinculadas ao título principal — uma para cada retenção — e abate a soma das retenções do valor da conta original.
Exemplo: uma conta de R$ 1.000 com R$ 100 de INSS retido vira uma conta principal de R$ 900 mais uma conta filha de R$ 100 no nome do fornecedor da retenção.
A soma das retenções não pode ultrapassar o valor do título.
Como registrar o pagamento (dar baixa) de uma conta a pagar?
Pagar um título é registrar a baixa dele. Na lista de Contas a Pagar, use a ação de pagamento na linha do título (ou selecione vários e use o Pagamento em Massa). Informe a conta bancária de onde saiu o dinheiro, a data do pagamento, o valor pago e, se quiser, uma descrição ou número de documento.
Ao salvar, o pagamento é lançado no extrato da conta bancária e o status do título é recalculado automaticamente:
- Pago — o valor pago cobre o total do título.
- Pago Parcialmente — o valor pago é menor que o total (o título continua em aberto pelo saldo restante).
- Pago com acréscimo — o valor pago é maior que o original (juros, multa).
Um título pode receber vários pagamentos parciais até ser quitado.
Como estornar um pagamento lançado?
Abra o detalhe da conta a pagar e vá até a seção Pagamentos, onde ficam listados os pagamentos já lançados. Remova o pagamento desejado. O lançamento é retirado do extrato da conta bancária e o status do título volta a refletir a situação real (ex.: de Pago para Aberto ou Vencido).
Estornar o pagamento é o passo necessário antes de excluir um título que já foi pago.
Como editar uma conta a pagar já cadastrada?
Na lista de Contas a Pagar, clique sobre o título que deseja editar. Altere os campos desejados e clique em Salvar. Apenas os campos que você alterar são atualizados — o restante permanece como estava. O sistema registra automaticamente o histórico das alterações (quem mudou o quê e quando), visível na própria tela de edição.
Como aplicar a edição em todas as parcelas futuras de uma recorrência?
Ao editar uma parcela de uma série recorrente, ao salvar o sistema pergunta se a mudança vale só para aquela parcela ou para a série inteira. Escolha Sim, editar tudo (em vez de Não, somente o atual). A alteração é propagada para as demais parcelas da mesma série com vencimento posterior. As parcelas já vencidas ou pagas não são alteradas.
Como excluir uma conta a pagar?
Na lista de Contas a Pagar, clique no ícone de lixeira na coluna de ações da linha desejada. Confirme a exclusão. Algumas contas não podem ser excluídas:
- Contas agendadas (que estão na fila para pagamento automático).
- Contas com pagamentos já lançados no extrato.
- Contas vinculadas a uma compra finalizada — o sistema mostra a mensagem "Recebimento Finalizado, não é possível remover esse registro".
- Quando a parametrização Não permitir excluir contas pagar com recebimento está ativa, qualquer conta vinculada a um recebimento fica bloqueada para exclusão.
Para excluir várias contas de uma vez, selecione as linhas (caixas à esquerda) e use Excluir Selecionados dentro de Mais Ações.
Como buscar e filtrar contas a pagar?
Clique no botão de Filtros no topo da tela para abrir o painel lateral. Os filtros disponíveis (todos opcionais e combináveis) são:
Datas
- Data vencimento, Data cadastro, Data competência, Data documento, Data pagamento — todos como período (de/até).
Pessoa
- Nome / razão social do fornecedor ou do cliente.
- Tipo — apenas títulos com cliente, apenas com fornecedor, ou ambos.
Classificação
- Status — Aberto, Vencido, Pago, Pago Parcialmente, etc.
- Tipo Documento, Plano de Contas, Tipo de Pagamento.
- Agendado (apenas títulos agendados) e Previsão (apenas títulos marcados como previsão).
Bancos
- Banco previsto (conta onde o pagamento está programado) e Banco realizado (conta onde o pagamento foi efetivamente lançado).
Outros
- Nº documento.
- Conta (quando a empresa tem mais de uma) e Empresa (faturador).
Marque os filtros desejados e clique em Aplicar. A lista é atualizada e os totais por status no rodapé refletem o filtro aplicado.
O que significa cada status de uma conta a pagar?
Os status possíveis são:
| Status | Significado |
|---|---|
| Aberto | Título cadastrado, ainda dentro do prazo, sem pagamento lançado. |
| Vencido | Passou da data de vencimento e ainda não foi pago. |
| Vence hoje | Vencimento é hoje. |
| Pago | Pagamento total já lançado, batendo com o valor do título. |
| Pago Parcialmente | Foram lançados pagamentos, mas a soma é menor que o valor total. |
| Pago com acréscimo | Foi pago, mas o valor pago é maior que o valor original (juros, multa, etc.). |
| Não lançado | Estado interno de títulos vinculados a um pedido ou compra cujo lançamento financeiro não foi efetivado. O sistema o aplica quando o pedido é cancelado (sem o título estar pago) ou quando o recebimento/separação que o originou é desfeito; o título sai desse estado quando a compra é efetivamente recebida. |
Os status de Aberto a Pago com acréscimo são calculados automaticamente pelo sistema a partir das datas e dos pagamentos. Não lançado é um estado interno, aplicado quando o pedido ou a compra de origem é cancelado ou tem o recebimento desfeito.
O que é uma conta marcada como Previsão?
Uma conta prevista é um título que ainda é uma estimativa — um pagamento que você sabe que vai acontecer, mas que ainda não está confirmado. Contas previstas ajudam a montar o fluxo de caixa projetado e podem ser filtradas separadamente pelo filtro Previsão.
Uma conta entra como prevista de duas formas:
- Manualmente — no formulário de Nova Despesa, habilite a opção Previsão (Sim/Não).
- Automaticamente, a partir de um pedido de compra — quando você adiciona um pagamento a um pedido de compra, o contas a pagar correspondente é criado já como previsto. Assim que o pedido de compra é recebido (vira uma compra efetiva), esse título deixa de ser previsão e passa a ser uma conta a pagar normal.
Ou seja, a previsão acompanha o ciclo da compra: enquanto é só um pedido, o pagamento fica como estimativa; quando a mercadoria é recebida, o pagamento se confirma.
Ao lado de Previsão, no formulário, existe também a opção Agendado (Sim/Não), que indica que o título está na fila para pagamento automático — contas agendadas não podem ser excluídas até que o agendamento seja desfeito.
Por que aparecem contas a pagar que eu não cadastrei?
Nem toda conta a pagar é lançada uma a uma — elas também são criadas em massa ou a partir do fluxo de compras, em diferentes telas do sistema:
- Cadastro manual — na própria tela Contas a Pagar, pelo botão Nova Despesa.
- Importação por planilha — na tela Ação em Massa, pelo botão Importar Arquivo, escolhendo o tipo Contas a Pagar e enviando a planilha preenchida.
- Pedido de Compra — quando você lança o pagamento dentro de um pedido de compra (tela Pedido de Compra, seção de pagamento), os títulos correspondentes são criados já como previstos.
- Recebimento — quando você lança a forma de pagamento de um recebimento (tela Recebimento, seção de pagamento), cada parcela informada vira um contas a pagar.
- Feed Nota Fiscal — ao gerar a compra a partir de uma nota fiscal recebida do fornecedor (tela Feed Nota Fiscal, onde chegam as notas fiscais eletrônicas emitidas contra a empresa), o sistema cria os contas a pagar com os dados e as parcelas da nota.
Por isso é comum encontrar títulos que você não digitou um a um: eles vieram de uma importação ou do fluxo de compras. Use o filtro Previsão para separar o que ainda é estimativa (pedido de compra) do que já está confirmado.
Como alternar entre a lista e a visão de indicadores (gráficos)?
A tela tem duas visualizações, alternadas por um seletor de ícones no topo (ícone de lista / ícone de gráficos):
- Lista (padrão) — tabela tradicional com uma linha por título, filtros e ações em lote.
- Indicadores — visão gerencial com gráficos por status, fornecedor, plano de contas, conta bancária e datas (competência e pagamento). Útil para ter o panorama do mês em uma olhada.
Sua preferência fica salva no navegador — da próxima vez que entrar na tela, o modo escolhido vem pré-selecionado.
Como anexar arquivos a uma conta a pagar?
Abra o detalhe da conta a pagar e acesse a seção Arquivos. Clique em Adicionar e escolha o tipo do arquivo. Os tipos disponíveis para uma conta a pagar são:
- Documento Fiscal PDF — o PDF da nota fiscal ou documento.
- Documento Fiscal XML — o arquivo XML da nota fiscal.
- Boleto Bancário — o boleto do título.
- Comprovante Pagamento — o comprovante após o pagamento.
Selecione o arquivo no computador e confirme. Na lista de Contas a Pagar, um ícone aparece em cada título indicando quais tipos de arquivo já foram anexados. Para baixar arquivos de várias contas de uma vez, use Baixar arquivos dentro de Mais Ações.
Como ratear uma conta a pagar entre centros de custo?
Abra o detalhe da conta e acesse a aba Centro de Custo. Adicione um ou mais centros, informando para cada um o percentual que deve ser alocado (a soma dos percentuais deve fechar em 100%). O sistema calcula automaticamente o valor de cada centro a partir do valor total da conta.
Quando o fornecedor tem centros de custo padrão cadastrados, eles são aplicados automaticamente em novas contas — basta ajustar se necessário.
Como duplicar uma conta a pagar?
Selecione uma ou mais contas na lista (caixas à esquerda das linhas). Clique em Mais Ações e escolha Duplicar Registro. O sistema cria cópias dos títulos selecionados, mantendo todos os dados (valor, fornecedor, plano de contas, etc.) — você pode então ajustar a data de vencimento ou outros campos antes de salvar.
Como alterar a data de vencimento de várias contas de uma vez?
Selecione as contas na lista e clique em Mais Ações → Alterar Data de Vencimento. Informe a nova data (ou regra de cálculo) e confirme. O sistema atualiza o vencimento de todos os títulos selecionados, registrando a alteração no histórico de cada um.
Como baixar arquivos de várias contas de uma vez?
Selecione as contas que têm arquivos anexados e clique em Mais Ações → Baixar arquivos. O sistema gera um pacote com os arquivos das contas selecionadas para download em massa.
Como excluir várias contas selecionadas?
Selecione as contas na lista e clique em Mais Ações → Excluir Selecionados. As mesmas regras de exclusão individual valem: contas agendadas, com pagamentos lançados ou vinculadas a compras finalizadas (quando a parametrização correspondente está ativa) ficam bloqueadas — o sistema mostra quais não puderam ser excluídas.
Como atualizar o banco previsto de vários títulos de uma vez?
Selecione os títulos na lista (todos precisam pertencer à mesma conta) e clique em Mais Ações → Atualizar Banco Previsto Em Massa. Na janela que abre, selecione o banco desejado no campo obrigatório * Banco e clique em Atualizar.
Se algum dos títulos selecionados for recorrente, o sistema pergunta se deseja alterar apenas os selecionados ou também as ocorrências futuras — escolha Sim, editar tudo ou Não, somente os atuais.
O progresso é exibido em tempo real. Ao finalizar, o botão Exportar Resultado fica disponível para baixar um relatório da operação.
Pré-requisito: privilégio Editar contas a pagar.
Como enviar pagamento ao banco (integração bancária)?
Quando a empresa tem uma integração bancária configurada e o usuário tem o privilégio Enviar ao banco contas a pagar, é possível pagar os títulos diretamente pelo idworks, sem acessar o internet banking. Selecione as contas que quer pagar e clique em Mais Ações → Enviar pagamento para banco. O sistema envia as instruções ao banco integrado e registra o retorno na própria conta a pagar.
Os bancos com integração de pagamento disponíveis hoje são:
| Banco | Formas de pagamento |
|---|---|
| Banco Inter | Boleto e PIX |
| Itaú | PIX |
| Bradesco | Boleto e PIX |
| Banco do Brasil | Integração disponível |
| Banco ABC | Integração disponível |
Para usar esse recurso, é preciso: ter uma integração bancária configurada para a empresa, ter o privilégio Enviar ao banco contas a pagar, e a conta bancária prevista preenchida em cada título.
Como impedir a exclusão de contas a pagar atreladas a um recebimento?
Para evitar que um usuário exclua acidentalmente uma conta a pagar gerada por uma compra (recebimento), ative a parametrização Não permitir excluir contas pagar com recebimento. Acesse Configurações → Parametrizações → Financeiro (pagar e receber), ative a parametrização e salve. A partir desse momento, qualquer tentativa de excluir uma conta a pagar vinculada a uma compra é bloqueada — o usuário precisa primeiro estornar o recebimento.
Como permitir que cada usuário veja apenas contas dos fornecedores vinculados a ele?
Use a parametrização Permitir visualizar registros apenas fornecedores vinculados ao usuário. Quando ativa, cada usuário enxerga apenas as contas a pagar cujo fornecedor pertence a uma categoria de fornecedor vinculada ao cadastro daquele usuário. Usuários sem categorias vinculadas continuam vendo tudo.
Para configurar: acesse Configurações → Parametrizações → Governança, ative a parametrização e salve. Em seguida, vincule as categorias de fornecedor desejadas no cadastro de cada usuário em Configurações → Usuários.
Resumo de parametrizações
Configurações da empresa que afetam esta tela. Para ativar ou desativar, acesse Configurações → Parametrizações, abra o submenu indicado e habilite ou desabilite a parametrização.
| Parametrização | Submenu | O que muda quando ativada |
|---|---|---|
| Não permitir excluir contas pagar com recebimento | Financeiro (pagar e receber) | Bloqueia a exclusão de contas a pagar que estão vinculadas a um recebimento (compra). O usuário precisa primeiro estornar o recebimento para depois excluir a conta. |
| Permitir visualizar registros apenas fornecedores vinculados ao usuário | Governança | Cada usuário enxerga apenas as contas a pagar cujo fornecedor pertence a uma das categorias de fornecedor vinculadas ao cadastro daquele usuário. Usuários sem categorias vinculadas continuam vendo tudo. |
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar contas a pagar | Acesso à tela e ao detalhe de cada título. |
| Criar contas a pagar | Cadastrar uma nova conta a pagar (botão Nova Despesa). |
| Editar contas a pagar | Alterar dados de contas existentes. |
| Deletar contas a pagar | Excluir contas a pagar (individual e em lote). |
| Exportar contas a pagar | Exportar a lista filtrada para planilha. |
| Enviar ao banco contas a pagar | Pagar títulos via integração bancária diretamente da tela. |