Usuários
A tela Usuários é onde você cadastra e gerencia as pessoas que acessam o idworks. Cada usuário tem dados de identificação (nome, e-mail, CPF/CNPJ, telefone), um ou mais perfis de acesso que definem o que ele pode fazer, um status (ativo ou inativo) e configurações opcionais de vendedor (comissão e carteira de clientes). A partir da lista você cria um novo usuário, edita, remove, redefine a senha e ativa a autenticação em dois fatores.
A tela abre em três abas: Usuários (a lista de pessoas), Turnos (as escalas de trabalho dos colaboradores) e Organograma (a hierarquia visual montada por cargo e supervisor). A lista tem filtro por conta (quando a empresa tem mais de uma) e exportação para planilha em Mais Ações. Ao abrir um usuário para edição, as informações ficam organizadas em abas — dados gerais, dados profissionais (cargo, supervisor e turno), empresas e filiais, centros de distribuição, categorias de fornecedor, comissão (para vendedores), registro de alterações, histórico de login e tags.
Conceitos gerais (multi-conta, privilégios, parametrizações e padrões de tela) estão em Conceitos → Funcionamento do sistema.
Índice
Conceito
- O que é a tela Usuários?
- Qual a diferença entre Usuário, Perfil de Acesso e Privilégio?
- O que significa marcar um usuário como Vendedor?
Cadastro e edição
- Como cadastrar um usuário?
- Preciso informar e-mail e CPF/CNPJ?
- Como vincular perfis de acesso a um usuário?
- O que cada aba da ficha do usuário mostra?
- Como funciona a aba Dados Profissionais (cargo, supervisor e turno)?
- Como vincular empresas, centros de distribuição e categorias de fornecedor?
- Como configurar a comissão de um vendedor?
- Como ativar a autenticação em dois fatores (MFA)?
- Como funciona a aba Tags?
- Como redefinir a senha de um usuário?
- Como inativar ou reativar um usuário?
Busca e visualização
- O que cada coluna da lista mostra?
- Como filtrar e exportar a lista de usuários?
- Para que servem as abas Turnos e Organograma?
Regras de negócio
- O que acontece quando removo um usuário?
- Por que não consigo cadastrar dois usuários com o mesmo e-mail ou CPF?
- Onde acompanho as alterações e os acessos de um usuário?
Boas práticas
Referência rápida
O que é a tela Usuários?
É o cadastro central de quem usa o idworks na sua empresa. Cada linha da lista é uma pessoa com acesso ao sistema. Pela tela você controla:
- Identificação — nome, e-mail (que também é o login), CPF/CNPJ, telefone e um código externo opcional.
- Acesso — quais perfis de acesso o usuário tem (os perfis definem o que ele pode ver e fazer) e se ele está ativo ou inativo.
- Segurança — autenticação em dois fatores e redefinição de senha.
- Vendas — se a pessoa é vendedor, com limite de desconto, carteira de clientes e regras de comissão.
📍 Onde: menu lateral → Configurações → Usuários.
Qual a diferença entre Usuário, Perfil de Acesso e Privilégio?
São três conceitos encadeados que, juntos, controlam o que cada pessoa enxerga e pode fazer:
| Privilégio | Perfil de Acesso | Usuário | |
|---|---|---|---|
| O que é | A permissão para uma ação específica de uma tela (ex.: Criar usuário, Deletar fornecedor). | Um conjunto nomeado de privilégios que descreve um papel (ex.: Financeiro, Comercial). | A pessoa que faz login no idworks. |
| Quem define | O próprio idworks — é uma lista fixa. | Você, em Configurações → Perfis de Acesso. | Você, nesta tela de Usuários. |
| Como se relacionam | Um privilégio pode estar em vários perfis. | Um perfil reúne muitos privilégios e pode ser vinculado a muitos usuários. | Um usuário pode ter mais de um perfil — recebe a união de todos os privilégios. |
Na prática: você cria os perfis uma vez (na tela de Perfis de Acesso) e, aqui, apenas escolhe quais perfis cada usuário recebe. Basta um perfil habilitar uma ação para o usuário poder executá-la.
O que significa marcar um usuário como Vendedor?
Ativar a opção Vendedor identifica a pessoa como responsável por vendas. Isso libera recursos específicos:
- Limite de desconto (%) — o desconto máximo que o vendedor pode conceder em uma venda.
- Restrição de acesso (carteira) — quando ativada, o vendedor enxerga apenas os clientes e pedidos da sua carteira. Um cliente entra na carteira do vendedor pela ficha do cliente, na aba Vendedor.
- Comissão — aparece a aba Comissão, onde você define o fluxo de comissionamento e as faixas de percentual (detalhes mais abaixo).
Sem a opção Vendedor ativada, esses campos ficam ocultos e a pessoa é tratada como usuário comum.
Como cadastrar um usuário?
- Abra Configurações → Usuários.
- Na barra de ações da lista, clique em + Usuário.
- Se a sua empresa tem mais de uma conta, selecione a Conta do usuário.
- Preencha o Nome (obrigatório) e informe e-mail e/ou CPF/CNPJ (pelo menos um dos dois é obrigatório).
- Opcional: informe telefone e código externo.
- Em Perfis de acesso, selecione um ou mais perfis que definem o que o usuário poderá fazer.
- Ajuste os opcionais conforme o caso: Status, MFA, Vendedor (com limite de desconto e restrição de acesso).
- Clique em Salvar.
Se você informar um e-mail válido, o sistema envia automaticamente um e-mail de boas-vindas com as instruções de primeiro acesso. As abas adicionais (empresas, centros de distribuição, comissão, etc.) só ficam disponíveis depois que o usuário é salvo, ao editá-lo.
Cadastros que você precisa ter antes:
- Perfis de acesso — crie os perfis em Configurações → Perfis de Acesso antes, para poder vinculá-los ao usuário. Sem nenhum perfil, o usuário acessa o sistema sem permissões.
Pré-requisito: privilégio Criar usuário.
Preciso informar e-mail e CPF/CNPJ?
Você precisa informar pelo menos um dos dois. O comportamento muda conforme o que é preenchido:
- Com e-mail — o e-mail vira o login do usuário e ele recebe um e-mail de boas-vindas com o primeiro acesso.
- Só com CPF/CNPJ — o sistema cria um login interno a partir do documento e não envia e-mail (útil para operadores de caixa que entram só pelo PDV, por exemplo).
- Sem nenhum dos dois — o sistema bloqueia e avisa que e-mail e/ou documento são obrigatórios.
O e-mail precisa ter um formato válido e o CPF/CNPJ precisa ser um documento válido — ambos são conferidos no momento de salvar. A conferência do documento aceita o CPF, o CNPJ tradicional (só números) e o CNPJ alfanumérico — o formato que passou a valer a partir de 2026, com letras nas 12 primeiras posições e os 2 dígitos verificadores finais sempre numéricos. Você pode digitar com ou sem pontuação e em minúsculas: ao salvar, o sistema remove a máscara e padroniza as letras em maiúsculas.
Como vincular perfis de acesso a um usuário?
No campo Perfis de acesso da ficha do usuário, selecione um ou mais perfis na lista (é uma seleção múltipla). Os perfis disponíveis são os que existem em Configurações → Perfis de Acesso. Ao salvar, o usuário passa a ter a união dos privilégios de todos os perfis selecionados.
Para trocar os perfis depois, basta editar o usuário, ajustar a seleção e salvar — o conjunto anterior é substituído pelo novo.
Pré-requisito: privilégio Adicionar perfil de acesso usuário.
O que cada aba da ficha do usuário mostra?
Ao editar um usuário, as informações ficam divididas em abas. Algumas só aparecem em situações específicas:
| Aba | O que contém | Quando aparece |
|---|---|---|
| Usuário | Dados gerais, perfis de acesso, status, MFA e opções de vendedor. | Sempre. |
| Dados Profissionais | Cargo, supervisor e turno do usuário, além dos dados de operação no armazém (operação atual, categoria de armazém e grupo de endereço). | Ao editar. |
| Empresa | Filial | Empresas e filiais às quais o usuário está vinculado. | Ao editar. |
| Centro de Distribuição | Centros de distribuição que o usuário pode operar. | Ao editar. |
| Cat. Fornecedores | Categorias de fornecedor que o usuário pode acessar. | Ao editar. |
| Comissão | Fluxo de comissionamento e faixas de percentual. | Ao editar, quando o usuário é Vendedor. |
| Logs | Registro das alterações feitas no cadastro do usuário. | Ao editar. |
| Histórico Login | Datas, horários e IPs dos acessos do usuário. | Ao editar. |
| Tags | Etiquetas livres aplicadas à pessoa (ex.: Técnico Refrigeração, Plantão), usadas para filtrar pessoas em outras telas. | Ao editar. |
Como funciona a aba Dados Profissionais (cargo, supervisor e turno)?
A aba Dados Profissionais reúne o papel do usuário na organização e, para quem opera o armazém, a configuração de trabalho no WMS. Ela tem os seguintes campos:
- Cargo — o cargo do usuário, escolhido em uma árvore (cada cargo pode ter um cargo superior). Os cargos são cadastrados em uma tela própria de Cargos. É o cargo que faz o usuário aparecer no Organograma.
- Supervisor — a quem o usuário se reporta. O campo só fica disponível depois que você escolhe um Cargo, e a lista mostra apenas pessoas que estão em um cargo acima do cargo selecionado, na hierarquia de cargos. Se você trocar o cargo e o supervisor escolhido deixar de ser compatível, o campo é limpo automaticamente.
- Turno — a escala de trabalho do usuário (as escalas são cadastradas na aba Turnos desta mesma tela).
Abaixo, em WMS, ficam os dados de operação no armazém:
- Operação atual — mostra (apenas leitura) a função que o operador indicou ao entrar no aplicativo mobile — a função que ele está exercendo no momento.
- Categoria armazém e Grupo endereço — restringem o operador às categorias e aos grupos de endereço em que ele trabalha no armazém.
O cargo e o supervisor alimentam o Organograma; o turno e os dados de WMS organizam a operação de armazém.
Como vincular empresas, centros de distribuição e categorias de fornecedor?
Essas três abas restringem o que o usuário enxerga no dia a dia. Funcionam como um filtro fixo aplicado a várias telas — diferente dos perfis de acesso, que controlam o que ele pode fazer. A regra geral é a mesma para as três: sem nenhum item vinculado, o usuário enxerga tudo; com pelo menos um item vinculado, ele passa a enxergar apenas os itens vinculados.
Como adicionar ou remover um vínculo
- Edite o usuário e abra a aba desejada — Empresa | Filial, Centro de Distribuição ou Cat. Fornecedores.
- Clique em Adicionar (Adicionar Empresa, Adicionar CD ou Adicionar Categoria).
- Selecione um ou mais itens na lista e confirme.
Para remover um vínculo, clique no ícone de remover na linha correspondente e confirme. As mudanças passam a valer no próximo login do usuário (ou imediatamente, quando ele recarregar a página).
Empresa | Filial
Vincula o usuário a uma ou mais filiais da conta. Faz sentido quando a empresa tem matriz e filiais cadastradas em Configurações → Minhas Empresas (operação multi-CNPJ — matriz e cada filial com CNPJ próprio). O vínculo controla o que a pessoa pode fazer no Frente de Caixa (PDV):
- Abertura do caixa — no PDV, ao clicar em Abrir Caixa, o seletor de empresa do modal lista apenas as filiais vinculadas a este usuário. Se o operador não está vinculado a nenhuma filial, o seletor fica vazio e ele não consegue abrir o caixa de nenhuma. Em outras palavras: o usuário só abre caixa em filiais às quais ele está vinculado aqui.
- Lista de vendedores na venda — dentro do PDV, ao escolher o vendedor responsável pela venda, o seletor mostra apenas vendedores vinculados à filial em que o caixa foi aberto. Vendedores cadastrados em outras filiais (ou sem vínculo de filial) não aparecem.
Esses dois efeitos juntos garantem que o caixa de cada loja seja operado por pessoas dessa loja e que as vendas sejam atribuídas a vendedores da loja onde a venda foi feita — importante para apuração de comissão por loja, fechamento de caixa por filial e emissão de NFC-e com o CNPJ certo.
Fora do PDV, este vínculo é declarativo — ele não filtra automaticamente listagens de Pedidos, Notas Fiscais, Contas a Pagar/Receber etc. (essas telas têm seu próprio seletor Empresa | Filial no cabeçalho, que lista todas as filiais da conta). Para restringir operações fora do PDV, use os perfis de acesso (Configurações → Perfis de Acesso).
Exemplo: a empresa tem matriz em São Paulo (CNPJ 11.111.111/0001-11) e duas filiais — Rio (CNPJ 11.111.111/0002-92) e Belo Horizonte (CNPJ 11.111.111/0003-73). Cada loja tem operadores de caixa e vendedores próprios:
- A operadora Marta, da loja do Rio, recebe na aba Empresa | Filial apenas a filial Rio. Quando ela abre o PDV e clica em Abrir Caixa, o seletor de empresa mostra só Rio — ela não consegue abrir o caixa de SP nem de BH.
- O vendedor Carlos, também do Rio, está vinculado na aba Empresa | Filial à filial Rio. Quando Marta inicia uma venda no caixa do Rio e abre o seletor de vendedor, Carlos aparece. Os vendedores de SP e BH não aparecem nesse seletor — mesmo que tenham o cadastro de "Vendedor" ativo, eles só apareceriam no caixa das filiais às quais estão vinculados.
Se um vendedor precisa atender em mais de uma loja, basta vinculá-lo a todas elas nesta aba.
Centro de Distribuição
Vincula um ou mais CDs (centros de distribuição) ao usuário. Faz sentido quando a empresa tem mais de um CD cadastrado em Logística → Centro de Distribuição. O vínculo filtra automaticamente as listagens das telas de logística:
- Recebimento, Pedido de Compra, Análise de Compra
- Picking List, Packing, Romaneio, Pré-Romaneio, Cesto Picking
- Endereços, Lotes, Estoque CD, Reversa/devolução
- Dashboards e relatórios de estoque
Exemplo: a empresa tem dois CDs — São Paulo e Recife. Um conferente do CD Recife recebe na aba Centro de Distribuição apenas o CD Recife — ele passa a ver na tela de Recebimento só as notas que estão chegando em Recife, no Picking List só as ondas de Recife, e o saldo de estoque que ele consulta é o de Recife. Os pedidos e estoque de SP somem da visão dele, mesmo que ele tenha privilégio para vê-los.
Cat. Fornecedores
Vincula uma ou mais categorias de fornecedor ao usuário (as categorias ficam cadastradas em Fornecedores → Categoria Fornecedores). O vínculo filtra automaticamente:
- Fornecedores (lista de cadastros)
- Pedido de Compra, Recebimento
- Contas a Pagar, Contas a Receber
Exemplo: a empresa tem três categorias de fornecedor — Matéria-prima, Embalagens e Transportadoras. O comprador de embalagens recebe na aba Cat. Fornecedores apenas a categoria Embalagens — daí em diante a lista de Fornecedores só mostra os fornecedores marcados como Embalagens, os Pedidos de Compra ficam limitados a esses fornecedores, e em Contas a Pagar ele vê apenas os títulos a pagar para fornecedores de Embalagens. Os fornecedores de transporte e de matéria-prima saem da visão dele.
Quando combinar os três
Os filtros se somam. Um almoxarife responsável pelo recebimento de embalagens no CD Recife teria:
- Empresa | Filial: filial Recife
- Centro de Distribuição: CD Recife
- Cat. Fornecedores: Embalagens
Assim, na tela de Recebimento ele vê apenas as notas de embalagens que estão chegando no CD Recife da filial Recife — três filtros aplicados ao mesmo tempo.
Como configurar a comissão de um vendedor?
A aba Comissão só aparece quando o usuário é Vendedor. Nela você define duas coisas: as regras gerais (como e quando a comissão é liberada) e a tabela de faixas (qual percentual o vendedor ganha em cada situação).
Regras gerais
- Fluxo de comissionamento — quando a comissão é liberada. As opções são:
- Liberação parcial vinculada ao pagamento das parcelas — o vendedor recebe conforme as parcelas da venda são pagas.
- Liberação integral no faturamento — a comissão é liberada por inteiro ao lançar as contas da venda, mesmo sem baixa.
- Liberação integral após o pagamento da primeira parcela.
- Liberação integral após o pagamento da última parcela.
- Excluir cancelados — desconsidera pedidos cancelados no cálculo.
- Excluir devolvidos — desconsidera pedidos devolvidos no cálculo.
Tabela de faixas (Vigência da comissão)
Clique em Nova Comissão para adicionar uma faixa. Cada faixa tem cinco informações:
| Coluna na tabela | Campo no cadastro | O que significa |
|---|---|---|
| % Limite desconto | Limite desconto (%) | O maior desconto em que essa faixa ainda vale. Uma faixa de 10% serve para vendas com desconto de 0% a 10%. |
| % Comissão | Comissão (%) | O percentual que o vendedor ganha sobre o valor do item quando essa faixa é a vencedora. |
| Início e Fim | Data início e Data fim | Período em que a faixa está em vigor. Vendas fora desse intervalo ignoram a faixa. |
| Categoria | Categoria | (Opcional) Restringe a faixa a uma categoria de produto. Em branco, a faixa vale para qualquer categoria. |
Você pode cadastrar quantas faixas quiser. O sistema escolhe automaticamente, em cada item vendido, qual faixa aplicar.
Como o sistema escolhe a faixa de cada item
Em cada item do pedido, o sistema:
- Filtra as faixas em vigor na data do pedido.
- Primeiro tenta achar uma faixa da categoria do produto (incluindo categorias-pai — se a faixa é de Eletrônicos, vale também para Smartphones, que é filha de Eletrônicos).
- Entre as faixas que batem, fica com as que têm
% Limite desconto ≥ desconto aplicado no item. - Dessas, escolhe a de menor % Limite desconto — ou seja, a regra mais específica.
- Se nenhuma faixa da categoria atender, só então procura nas faixas sem categoria (gerais).
- Se ainda assim não encontrar, o item fica sem comissão.
Em uma frase: faixa de categoria vence faixa geral; dentro do mesmo grupo, vence a de menor limite de desconto compatível.
Exemplo prático
O vendedor João tem três faixas cadastradas, todas vigentes:
| % Limite desconto | % Comissão | Categoria |
|---|---|---|
| 10% | 5% | (vazio — geral) |
| 20% | 3% | (vazio — geral) |
| 15% | 7% | Eletrônicos |
Quatro vendas diferentes:
| Item vendido | Desconto aplicado | Faixa escolhida | Comissão |
|---|---|---|---|
| Camiseta (categoria Roupas), R$ 100, 8% de desconto | A categoria Roupas não tem faixa específica → cai na geral. Entre as gerais, 10% atende (10 ≥ 8) e tem o menor limite. | Geral 10% → 5% | R$ 5,00 |
| Smartphone (categoria Eletrônicos), R$ 1.000, 12% de desconto | A categoria Eletrônicos tem faixa (15% ≥ 12), então a categoria-específica vence — nem olha as gerais. | Eletrônicos 15% → 7% | R$ 70,00 |
| Smartphone (categoria Eletrônicos), R$ 1.000, 18% de desconto | Eletrônicos não cobre (15 < 18) → cai nas gerais. Só a de 20% atende. | Geral 20% → 3% | R$ 30,00 |
| Camiseta, R$ 100, 25% de desconto | Nenhuma faixa atende (nem 10%, nem 15%, nem 20% ≥ 25). | Nenhuma → 0% | R$ 0,00 |
Cuidado com o "Limite desconto" do vendedor (na aba Usuário): ele controla o máximo de desconto que esse vendedor pode aplicar em uma venda. Não tem relação direta com as faixas — é outra trava, anterior. Se o desconto máximo do vendedor é 15% e ele tenta aplicar 18%, o pedido bloqueia antes mesmo de chegar no cálculo de comissão.
Como ativar a autenticação em dois fatores (MFA)?
Na aba Usuário, ative a opção MFA (seletor Sim/Não). Com o MFA ativado, depois de informar login e senha o usuário precisa de um segundo código para concluir o acesso. O seletor Tipo MFA define como esse código chega:
- E-mail — o sistema envia um código para o e-mail do usuário a cada login.
- TOTP — o usuário usa um aplicativo autenticador (como Google Authenticator) que gera o código.
O seletor de tipo só fica disponível com o MFA ligado. Ao desligar o MFA, qualquer configuração de aplicativo autenticador do usuário é descartada.
Como funciona a aba Tags?
A aba Tags substituiu a antiga aba Cat. Técnico. Em vez de escolher categorias de serviço numa lista fechada, agora você aplica etiquetas livres ao usuário — você mesmo cria o texto de cada etiqueta.
A aba aparece sempre que você edita um usuário (não aparece no cadastro de um usuário novo — salve primeiro e reabra).
- Edite o usuário e abra a aba Tags.
- Comece a digitar no campo: o sistema sugere as etiquetas já usadas em outros usuários da conta.
- Se a etiqueta ainda não existir, digite o texto e confirme — ela é criada na hora. Também dá para colar várias separadas por vírgula.
- Para tirar uma etiqueta, clique no x ao lado dela.
- Salve o usuário.
Para que servem: as tags são um filtro de pessoas para outras telas. O uso principal hoje é a ordem de serviço — ao criar uma OS e escolher a categoria do técnico, a lista de técnicos mostra apenas as pessoas que têm a tag correspondente. Marque com a mesma etiqueta todos os técnicos que atendem aquele tipo de serviço (ex.: Refrigeração) e eles passam a aparecer juntos na seleção.
Se a sua operação usava a aba Cat. Técnico, revise os técnicos e recadastre as categorias como tags — as etiquetas são digitadas livremente, então mantenha a grafia padronizada para que todo mundo do mesmo grupo apareça na mesma busca.
Como redefinir a senha de um usuário?
- Edite o usuário.
- Clique em Redefinir Senha (no rodapé da janela de edição).
- Escolha como gerar a nova senha:
- Aleatória — o sistema gera uma senha forte de 14 caracteres.
- Personalizada — você digita a nova senha.
- Confirme em Redefinir Senha.
A nova senha precisa respeitar as regras de segurança que a empresa tiver definido em Configurações → Parametrizações → Governança — tamanho mínimo, exigência de letras maiúsculas, minúsculas, números e caracteres especiais e a proibição de reutilizar as últimas 5 senhas. Se a senha informada não atender a uma dessas regras, o sistema avisa e não conclui a troca. Veja a seção Resumo de parametrizações.
Pré-requisito: privilégio Resetar senha usuário.
Como inativar ou reativar um usuário?
Na aba Usuário, mude o campo Status para Inativo (para bloquear o acesso) ou Ativo (para liberar) e salve. Um usuário inativo continua no cadastro e no histórico, mas não consegue mais fazer login. A lista mostra usuários ativos e inativos, com a coluna Status indicando a situação de cada um.
O que cada coluna da lista mostra?
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Foto / Avatar | Miniatura da imagem de perfil do usuário (fica em branco quando não há imagem cadastrada). |
| Nome | Nome completo do usuário. |
| E-mail, que também é o login de acesso. | |
| Perfis de acesso | Perfis vinculados ao usuário (definem o que ele pode fazer). Passe o mouse sobre a célula para ver os módulos que o usuário acessa. |
| Último acesso | Data e hora do último login. |
| Vendedor | Indica se o usuário é vendedor (Sim/Não). |
| Restrição de acesso | Indica se o vendedor enxerga apenas a própria carteira. |
| % limite desconto | Desconto máximo que o vendedor pode conceder. |
| CPF / CNPJ | Documento do usuário. |
| Telefone | Telefone de contato. |
| Cód. externo | Identificador do usuário em outro sistema. |
| Cargo | Cargo do usuário na organização. |
| Turno | Escala de trabalho do usuário. |
| Supervisor | Pessoa a quem o usuário se reporta. |
| MFA | Indica se a autenticação em dois fatores está ativa. |
| Status | Ativo ou Inativo. |
| Código do usuário | Identificador interno do usuário. |
| Conta | Conta à qual o usuário pertence. |
| Data criação | Data em que o usuário foi cadastrado. |
As colunas Cargo, Turno e Supervisor são pesquisáveis — use a busca da coluna para achar, por exemplo, todos os colaboradores de um mesmo turno.
Como filtrar e exportar a lista de usuários?
A tela traz todos os usuários da conta — ativos e inativos. Quando a empresa tem mais de uma conta, use o filtro Conta para ver apenas os usuários de uma delas.
Para exportar, abra Mais Ações no cabeçalho da lista e escolha Exportar Todos os Dados — o sistema gera uma planilha com as colunas visíveis. A lista desta tela não tem marcação de linha por checkbox, então a opção de "exportar apenas selecionados" não aparece aqui.
Para que servem as abas Turnos e Organograma?
Além da lista de usuários, a tela tem mais duas abas no topo:
- Turnos — onde você cadastra as escalas de trabalho dos colaboradores (os dias e horários de cada turno). O botão + Turno, na barra de ações da aba, abre o cadastro de uma nova escala; um duplo clique na linha abre a escala para edição. Depois de criado, um turno pode ser vinculado ao usuário na aba Dados Profissionais. Essa aba só aparece para quem tem o privilégio Visualizar Turnos Colaboradores.
- Organograma — mostra a hierarquia visual da equipe em forma de árvore. Só entram no organograma os usuários que têm um Cargo atribuído; a ligação entre chefe e subordinado é dada pelo Supervisor de cada um (aba Dados Profissionais). Assim você enxerga de relance quem se reporta a quem.
Para montar um organograma completo, atribua cargo e supervisor a cada pessoa na aba Dados Profissionais.
O organograma tem três recursos de visualização:
- Mostrar inativos — por padrão o desenho traz só os usuários ativos. Ligue a chave para incluir também os inativos, que aparecem esmaecidos e com a marca Inativo.
- Zoom — os botões – e + ao lado do percentual aumentam ou reduzem o desenho (de 40% a 200%), útil em equipes grandes.
- Aviso de ciclo — se a cadeia de supervisão fechar um laço (A é supervisor de B, B de C e C de A), o cartão da pessoa recebe um ícone de alerta e aquele vínculo é ignorado no desenho. É sinal de cadastro inconsistente: corrija o Supervisor de uma das pessoas envolvidas.
Quando existe mais de uma pessoa no topo (sem supervisor), o organograma cria um nó Empresa para agrupar todas.
O que acontece quando removo um usuário?
Remover desfaz o vínculo do usuário com a conta atual e apaga os perfis de acesso que ele tinha naquela conta. Se a pessoa estiver vinculada a outras contas, o cadastro continua existindo nelas — a remoção vale apenas para a conta em que você está. Por isso, em vez de remover, muitas vezes é mais seguro apenas inativar o usuário, preservando o histórico.
Pré-requisito: privilégio Deletar usuário.
Por que não consigo cadastrar dois usuários com o mesmo e-mail ou CPF?
O e-mail e o CPF/CNPJ são únicos por usuário. Se você tentar cadastrar um e-mail ou documento que já pertence a outro usuário ativo na conta, o sistema bloqueia e avisa.
Há um caso especial: se o e-mail/documento pertence a uma pessoa que já existe no idworks mas não está vinculada à sua conta (ou está inativa), o sistema reaproveita esse cadastro — reativa e vincula a pessoa à sua conta, em vez de criar um registro duplicado. Assim, a mesma pessoa pode trabalhar em mais de uma conta com o mesmo login.
Onde acompanho as alterações e os acessos de um usuário?
Na ficha do usuário (ao editar) há duas abas de acompanhamento:
- Logs — lista cada alteração feita no cadastro do usuário, com quem alterou, a data e o detalhamento do que mudou (valor anterior e novo). Clique na linha para expandir os detalhes.
- Histórico Login — mostra os acessos do usuário, com data, horário e endereço de origem (IP) de cada login.
Essas abas são úteis para auditar mudanças de permissão e investigar acessos suspeitos.
Boas práticas para o cadastro de usuários
Algumas práticas mantêm os acessos seguros, o histórico preservado e as vendas atribuídas ao vendedor certo:
- Inative em vez de remover quando a pessoa sai. Inativar bloqueia o login mas preserva o cadastro e o histórico; remover desfaz o vínculo com a conta e apaga os perfis de acesso daquela conta. Prefira inativar para não perder rastreabilidade.
- Vincule os perfis pensando na união. O usuário recebe a soma dos privilégios de todos os perfis selecionados — basta um perfil habilitar uma ação para a pessoa poder executá-la. Sem nenhum perfil, ela entra sem permissões.
- Lembre que "sem vínculo = vê tudo". Nas abas Empresa | Filial, Centro de Distribuição e Cat. Fornecedores, deixar a aba vazia faz o usuário enxergar tudo; com pelo menos um item vinculado, ele só vê os vinculados. Use isso para restringir cada operador ao que é dele.
- Vincule a filial de quem opera o PDV. No caixa, o operador só abre caixa nas filiais às quais está vinculado, e a venda só lista vendedores daquela filial — importante para fechamento de caixa por loja, comissão por loja e NFC-e com o CNPJ certo. Se alguém atende em mais de uma loja, vincule todas.
- Ative o MFA em quem acessa dados sensíveis. Com a autenticação em dois fatores ligada, além de login e senha o usuário precisa de um segundo código (por e-mail ou aplicativo autenticador) — uma camada a mais contra acesso indevido.
- Configure a comissão por faixa com cuidado. Faixa de categoria vence faixa geral e, dentro do mesmo grupo, vence a de menor limite de desconto compatível. Cadastre as faixas com vigência e limite de desconto corretos para o vendedor receber o percentual certo em cada venda.
- Use o limite de desconto do vendedor como trava. O limite de desconto na aba Usuário impede o vendedor de conceder mais desconto do que o permitido — é uma trava anterior ao cálculo de comissão. Ajuste-o ao que cada vendedor pode realmente negociar.
- Acompanhe os logs e o histórico de login. As abas Logs e Histórico Login registram quem alterou o cadastro e de onde a pessoa acessou — consulte-as para auditar mudanças de permissão e investigar acessos suspeitos.
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar usuário | Acessa a tela e consulta a lista de usuários. Sem este privilégio, o item de menu nem aparece. |
| Criar usuário | Habilita o botão + Usuário e o cadastro de novos usuários. |
| Editar usuário | Permite abrir um usuário e alterar seus dados (inclusive pelo duplo clique na linha). |
| Deletar usuário | Permite remover (desvincular) um usuário da conta. |
| Adicionar perfil de acesso usuário | Permite vincular e alterar os perfis de acesso de um usuário. |
| Resetar senha usuário | Habilita o botão Redefinir Senha na ficha do usuário. |
A aba Turnos tem privilégios próprios, configurados no mesmo lugar:
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar Turnos Colaboradores | Exibe a aba Turnos e a lista de escalas. Sem ele, a aba nem aparece. |
| Criar Turnos Colaboradores | Botão + Turno e o cadastro de novas escalas. |
| Editar Turnos Colaboradores | Edição de uma escala existente (junto com Visualizar Turnos Colaboradores, libera o duplo clique na linha). |
| Deletar Turnos Colaboradores | Remoção de escalas. |
O Cargo e o Supervisor vinculados na aba Dados Profissionais dependem dos cargos cadastrados em Configurações → Cargos, que tem os próprios privilégios (Visualizar cargos, Criar cargos, Editar cargos, Deletar cargos).
Resumo de parametrizações
As configurações abaixo ficam em Configurações → Parametrizações → Governança e definem as regras de senha aplicadas quando você usa Redefinir Senha nesta tela (e quando o próprio usuário troca a senha dele).
| Parametrização | Submenu | O que muda quando ativada |
|---|---|---|
| Tamanho Mínimo da Senha | Governança | Número mínimo de caracteres da senha. Senhas menores são recusadas. |
| Utilizar Senha Complexa | Governança | Exige letras maiúsculas, minúsculas, números e caracteres especiais na senha. |
| Histórico de Senha | Governança | Impede reaproveitar as últimas 5 senhas já usadas pela pessoa. |
| Validade da Senha (Dias) | Governança | Por quantos dias a senha vale antes de expirar e precisar ser trocada. |