Funcionamento do sistema
Esta página reúne os conceitos transversais do idworks — comportamentos e convenções que se repetem em toda tela do sistema (multi-conta, privilégios, parametrizações, ícones e ações na tabela). Em vez de cada FAQ de tela explicar os mesmos fundamentos, eles ficam centralizados aqui e cada FAQ aponta para esta página.
A página é puramente informativa — não há nenhuma tela do sistema chamada "Funcionamento do sistema". Use como referência rápida quando uma FAQ de tela mencionar um dos conceitos abaixo, ou quando você está aprendendo o idworks pela primeira vez e quer entender as convenções gerais antes de mergulhar em telas específicas.
Os 4 fundamentos cobertos são: (1) Multi-conta (como uma única empresa pode ter várias contas / subdomínios), (2) Privilégios e Perfis de Acesso (como o sistema controla o que cada usuário pode fazer), (3) Parametrizações (como ligar/desligar comportamentos do sistema sem alterar código), e (4) Padrões de tela (ícones, ações, busca).
Índice
Conceito
Multi-conta
- Como funciona a multi-conta no idworks?
- Qual a diferença entre conta e faturador?
- Onde escolho a conta que estou operando?
- Quais telas mostram filtro e coluna "Conta"?
- Posso compartilhar cadastros entre contas?
Privilégios e Perfis de Acesso
- O que são privilégios?
- Onde configuro Perfis de Acesso?
- O que acontece quando não tenho um privilégio?
Parametrizações
- O que são as parametrizações?
- Qual a diferença entre parametrizações do idworks e parametrizações de integrações?
- Onde fica a tela de parametrizações?
Padrões de tela
Boas práticas
Referência rápida
O que essa página resolve?
Quando você usa o idworks por algumas semanas, percebe que várias FAQs repetem as mesmas explicações:
- "(Quando há mais de uma conta cadastrada) o filtro Conta aparece..."
- "Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo..."
- "A configuração fica em Configurações → Parametrizações no submenu..."
- "Clique no ícone de lupa no cabeçalho da coluna..."
Esses conceitos são iguais em todas as telas. Esta página centraliza as explicações para que cada FAQ não precise repeti-las.
📍 Onde: menu lateral da Central de Ajuda → Conceitos → Funcionamento do sistema (esta página).
Como funciona a multi-conta no idworks?
Uma empresa no idworks pode ter uma ou várias contas cadastradas. Cada conta é um cadastro empresarial autônomo, geralmente representando uma filial, marca ou CNPJ diferente que opera sob o mesmo grupo econômico.
Cada conta tem:
- Nome próprio — usado como subdomínio (
<conta>.idworks.com.br). - CNPJ próprio e dados fiscais independentes.
- Cadastros isolados — produtos, pedidos, clientes, fornecedores e configurações de uma conta não aparecem em outra automaticamente.
Quando uma empresa tem uma única conta, o sistema opera de forma simplificada: o filtro "Conta" não aparece nos filtros laterais — não faz sentido perguntar "de qual conta?" se só existe uma. A coluna "Conta" na tabela, porém, continua aparecendo normalmente (mostrando sempre a mesma conta).
Quando uma empresa tem duas ou mais contas, o sistema automaticamente:
- Mostra a conta atual no canto superior da tela (junto ao avatar do usuário).
- Adiciona o filtro Conta nos filtros laterais das telas de listagem.
- Passa a preencher a coluna Conta (que está sempre presente nas tabelas) com contas diferentes, permitindo identificar de qual conta cada registro veio.
Qual a diferença entre conta e faturador?
Conta e faturador são dois eixos diferentes de organização — é comum confundir:
| Conta | Faturador (Empresa / Filial) | |
|---|---|---|
| O que é | Um ambiente próprio, com subdomínio (<conta>.idworks.com.br) e CNPJ próprios | O CNPJ que emite a nota fiscal, cadastrado em Cadastros → Empresas |
| Isolamento | Cadastros isolados — produtos, clientes e pedidos de uma conta não aparecem em outra | Compartilha os cadastros da conta — vários faturadores usam o mesmo catálogo e a mesma base de clientes |
| Separação | Total (operacional) | Apenas fiscal — qual CNPJ emite, numeração de série por faturador e regras de CFOP por faturador |
| Onde aparece | Troca de conta no canto superior direito (recarrega o subdomínio) | Como filtro/campo Faturador (ou Empresa) em diversas telas — pedidos, notas fiscais, financeiro… |
Como escolher:
- Precisa isolar tudo (catálogos, clientes, estoques e subdomínios separados)? → contas separadas.
- Mesma operação (mesmo catálogo e clientes), mas precisa emitir nota por CNPJs diferentes (matriz + filiais)? → uma conta, vários faturadores.
Casos de uso:
- Conta separada — um grupo com duas marcas independentes, cada uma com catálogo, clientes e estoque próprios, em subdomínios distintos.
- Vários faturadores numa conta — uma empresa com matriz + filial em outro estado, que emitem nota por CNPJs diferentes (por questão fiscal ou logística), mas operam o mesmo catálogo e a mesma base de clientes. A numeração de série/número da nota é por faturador.
Onde escolho a conta que estou operando?
No canto superior direito da tela, perto do avatar do usuário. Clique no nome da conta atual e escolha outra na lista — a página recarrega já no contexto da nova conta (URL muda para <nova-conta>.idworks.com.br).
A conta selecionada vale para tudo: as listagens mostram os registros daquela conta, os cadastros vão para aquela conta, e as integrações se comunicam com os sistemas externos configurados naquela conta. Se você quer comparar dados de várias contas ao mesmo tempo, use a opção Todas as contas (quando disponível na tela) — funcionalidade que algumas listagens oferecem para visualizar registros agregados, sem perder a marcação da coluna Conta.
Conta pai (matriz): quando a conta selecionada é uma conta pai de uma estrutura com contas relacionadas, as listagens não se limitam a ela — trazem os registros da própria conta pai somados aos de todas as contas filhas. Por exemplo, na listagem de pedidos, ao filtrar pela conta pai você vê os pedidos de todas as contas filhas junto com os dela. Uma conta filha, por sua vez, enxerga apenas os próprios registros.
Quais telas mostram filtro e coluna "Conta"?
Praticamente todas as telas de listagem do idworks têm a coluna Conta na tabela e o filtro Conta no painel lateral. A diferença é: a coluna aparece sempre; o filtro só quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada. As FAQs específicas das telas omitem essa explicação porque o comportamento é o mesmo em todo lugar; basta lembrar:
- Empresa com 1 conta → a coluna "Conta" aparece na tabela (sempre); o filtro "Conta" fica oculto (não há o que filtrar).
- Empresa com 2+ contas → coluna "Conta" na tabela + filtro "Conta" no painel lateral.
- No cadastro/edição → algumas telas pedem para escolher a conta destino no modal (multi-conta). Em outras, o cadastro vai automaticamente para a conta atual.
Quando uma FAQ de tela disser apenas "filtra pela conta" sem detalhar quando aparece, é porque o padrão é o descrito acima.
Posso compartilhar cadastros entre contas?
Em regra, não. Cada cadastro pertence a uma conta específica — produtos, fornecedores, pedidos, clientes, perfis, etc.
Porém, há uma exceção importante para contas relacionadas. Quando as contas formam uma estrutura matriz/filial (uma conta principal com contas relacionadas), o idworks pode ser configurado para compartilhar automaticamente alguns cadastros da conta principal com as relacionadas — como endereços, armazéns, centros de distribuição e transportadora. Assim você não recadastra os mesmos dados em cada filial, e operações como controle de estoque e separação de pedidos podem rodar em conjunto entre as contas relacionadas. Esse compartilhamento é opcional e fica nas Parametrizações (peça a quem administra o sistema para habilitar).
Não existe uma ação de "copiar cadastro para outra conta": cada conta mantém os seus próprios cadastros. Para ter o mesmo cadastro em outra conta, ele precisa ser criado diretamente nela — ou, no caso de contas relacionadas (matriz/filial), aproveitar o compartilhamento automático de dados descrito acima.
Algumas exceções pontuais existem (modelos de etiqueta da empresa-padrão do idworks ficam disponíveis em todas as contas, integrações configuradas no nível do grupo, etc.) — quando vale, a FAQ da tela explica o caso específico.
O que são privilégios?
Privilégios são interruptores de permissão que controlam o que cada usuário pode fazer em cada tela. Cada FAQ de tela mostra os privilégios na seção Privilégios da tela, com o nome amigável que aparece na tela de configuração — você não precisa decorar nomes técnicos.
Cada privilégio normalmente segue o padrão Verbo + Tela, com 4 verbos comuns:
- Visualizar — abre a tela e mostra a lista.
- Criar — habilita o botão de cadastro.
- Editar — habilita o ícone de edição (lápis) e o duplo clique.
- Deletar — habilita o ícone de exclusão (lixeira).
Algumas telas têm privilégios adicionais (Exportar, Aprovar, etc.) — esses ficam documentados na FAQ correspondente.
Onde configuro Perfis de Acesso?
Em Configurações → Perfis de Acesso. Lá você cadastra grupos de usuários (chamados perfis) e marca quais privilégios cada grupo recebe. Depois, vincula usuários ao perfil.
Fluxo típico:
- Crie um perfil (ex.: "Operador de PDV", "Financeiro", "Administrador").
- Marque os privilégios desejados (ex.: Visualizar Pedido, Editar Pedido, mas não Deletar Pedido).
- Vincule os usuários da sua empresa ao perfil.
Um mesmo usuário pode pertencer a vários perfis — os privilégios são somados (união).
O que acontece quando não tenho um privilégio?
Depende da ação. O comportamento padrão é:
- Visualizar — o item de menu da tela nem aparece para o usuário; tentar abrir pela URL devolve uma página em branco ou redirecionamento.
- Criar — o botão de cadastro fica desabilitado (esmaecido) ou oculto.
- Editar — o ícone do lápis na linha fica oculto (não aparece na coluna de ações); o duplo clique na linha também é ignorado.
- Deletar — o ícone de lixeira na linha fica oculto.
Algumas ações ficam apenas desabilitadas (botão cinza, não clicável) em vez de ocultas, mas o efeito prático é o mesmo: você não consegue executar a ação.
O que são as parametrizações?
Parametrizações são opções de comportamento do sistema — interruptores e valores que você liga, desliga ou ajusta para mudar regras de negócio sem precisar de alteração de código. Cada parametrização tem:
- Nome amigável (ex.: "Bloquear cadastro duplicado de fornecedor", "Atualizar pedidos sem estoque").
- Tipo — booleana (Sim/Não), texto, número, lista, percentual, multi-lista.
- Submenu — agrupamento na tela (ex.: "Pedido", "Logística (WMS)", "Credenciais de Acesso").
As parametrizações vivem dentro de uma integração. A integração principal é a idworks (que afeta o sistema todo, com 332 parametrizações organizadas em 32 submenus); as outras integrações (Mercado Livre, Vtex, Magalu, Webhook, etc.) têm suas próprias parametrizações, que só valem para aquela integração.
Qual a diferença entre parametrizações do idworks e parametrizações de integrações?
| idworks (interna) | Integração específica | |
|---|---|---|
| Quem afeta | O sistema todo — fiscal, logístico, financeiro, expedição, frente de caixa. | Apenas a integração que recebe. |
| Quantidade | ~332 parametrizações em 32 submenus. | Variável (de 3 em Webhook até dezenas em Mercado Livre, Vtex etc.). |
| Quando ativar | Para mudar regras globais (ex.: "Bloquear cadastro duplicado de fornecedor", "Atualizar pedidos sem estoque"). | Para configurar como o sistema se conecta a um canal/serviço externo (URL, credenciais, status que importa pedido, tópicos de webhook). |
| Onde aparece | Configurações → Parametrizações → idworks. | Configurações → Parametrizações → <nome da integração>. |
Se uma FAQ de tela menciona uma parametrização sem deixar claro a qual integração pertence, normalmente é da idworks (a interna).
Onde fica a tela de parametrizações?
Configurações → Parametrizações. A tela lista todas as integrações cadastradas na sua empresa — clique em uma delas para ver/editar as parametrizações daquela integração, organizadas por submenu.
Para uma referência completa das ~332 parametrizações do idworks (com nome, tipo e comportamento esperado de cada uma), abra a FAQ específica em Configurações → Parametrizações idworks.
Como buscar dentro de uma lista?
Toda lista do idworks aceita busca textual por coluna usando o ícone de lupa no cabeçalho. Clique na lupa da coluna desejada (ex.: Nome, Código, Email) e digite o termo — a lista filtra em tempo real conforme você digita.
A busca por coluna funciona como "contém" — você não precisa digitar o valor exato; basta digitar parte do que procura e a lista mostra todos os registros que têm aquele trecho na coluna escolhida.
Quando uma FAQ de tela cita o uso da lupa sem listar todas as colunas, é porque todas as colunas marcadas como filtráveis aceitam busca — basta clicar na lupa do cabeçalho de cada uma.
Como funcionam os filtros laterais?
Algumas telas têm também um painel de filtros no lado direito (abra clicando em Filtros no topo), com seletores estruturados — diferente da busca por coluna, esses filtros já são pré-configurados para campos comuns do módulo (Status, Categoria, Data, Conta, etc.).
Padrões dos filtros laterais:
- Listas — você escolhe um valor de um conjunto pré-definido (ex.: Status = Ativo/Inativo).
- Datas — você define um intervalo (de–até).
- Texto livre — você digita; pode ser exato ou parcial dependendo da tela (a FAQ específica deixa claro).
- Multi-seleção — algumas telas permitem escolher vários valores ao mesmo tempo (ex.: "Status: Ativo + Em revisão").
Filtros aplicados ficam visíveis como chips no topo da lista — basta clicar no x do chip para remover o filtro individual.
Como editar um registro?
Em qualquer tela de listagem, o padrão é o mesmo:
- Ícone de lápis na linha (na coluna de ações à direita) → abre a janela de edição.
- Duplo clique sobre a linha → mesma janela.
Ambos abrem o mesmo formulário com os campos preenchidos com os valores atuais. Faça as alterações e clique em Salvar.
Algumas telas bloqueiam campos específicos durante a edição (ex.: o campo Conta geralmente é bloqueado para impedir mudança de empresa). A FAQ da tela específica indica esses bloqueios.
Boas práticas para usar o sistema
Entender essas convenções evita confusão de conta errada, perda de cadastro e usuário com acesso demais. Recomendações:
- Confira qual conta está selecionada antes de cadastrar. Em empresas com mais de uma conta, o cadastro vai para a conta atual (mostrada no canto superior). Para criar em outra conta, troque de conta primeiro — senão o registro nasce no lugar errado.
- Lembre que cadastros não cruzam entre contas. Cada conta tem os próprios cadastros e não há ação de "copiar para outra conta" — para ter o mesmo item em outra conta, crie-o diretamente nela. Em estruturas matriz/filial, avalie ativar o compartilhamento automático de dados (endereços, armazéns, transportadora…) para não recadastrar em cada filial.
- Use "Todas as contas" só para visualizar. Quando a tela oferece Todas as contas, ela serve para enxergar registros de várias contas de uma vez (com a coluna Conta marcando a origem) — para cadastrar ou editar, volte para a conta específica.
- Monte perfis de acesso pelo que cada grupo realmente precisa. Como um usuário pode estar em vários perfis e os privilégios são somados, separe Visualizar de Editar e de Deletar — assim o operador vê e edita sem conseguir apagar registros por engano.
- Aproveite a busca por coluna para achar rápido. A lupa no cabeçalho funciona como "contém" — digite só parte do nome ou código e a lista filtra na hora, sem precisar do valor exato.
- Combine os filtros laterais e remova um a um pelos chips. Os filtros aplicados viram chips no topo da lista; para soltar um filtro específico sem zerar os outros, clique no x do chip correspondente.
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Sem privilégio próprio | Esta página é apenas conteúdo informativo da Central de Ajuda — não controla nenhuma ação no sistema. Os privilégios mencionados aqui (Visualizar, Criar, Editar, Deletar) existem por tela e estão documentados em cada FAQ específica. Para o privilégio que controla a própria configuração de perfis, consulte a FAQ de Perfis de Acesso. |